La toma de inventario es el proceso mediante el cual una empresa revisa físicamente todos los productos, materiales o bienes que tiene almacenados en sus bodegas, tiendas o centros de distribución.
Busca comparar las existencias reales con las registradas en el sistema para detectar diferencias, pérdidas o errores en el registro.
Es parte del control interno de toda organización que maneje productos físicos, y suele realizarse de manera programada, por ejemplo, al cierre de un período contable o antes de una auditoría.
Mantener una base de datos actualizada permite a las empresas saber con exactitud cuánto stock poseen, qué artículos requieren reposición y cuáles se encuentran inmovilizados. Sin ello, la gestión de compras y ventas se vuelve imprecisa, afectando la rentabilidad del negocio.
¿Cómo se realiza una toma de inventario?
- Organización previa: se prepara la bodega o el espacio de almacenamiento. Esto incluye ordenar los productos, limpiar las zonas de trabajo y etiquetar correctamente cada artículo para evitar confusiones durante el conteo.
- Conteo de productos: se contabilizan uno a uno los artículos disponibles. Este paso puede hacerse de forma manual o utilizando escáneres de códigos de barras o tecnología RFID, que agilizan el proceso.
- Registro de información: las cantidades obtenidas se anotan en planillas o se ingresan directamente en un sistema digital. Así se crea un registro actualizado de todo lo que hay físicamente en el inventario.
- Comparación de datos: se confrontan los resultados del conteo físico con los registros del sistema. Esto permite detectar diferencias, como faltantes o sobrantes, que podrían haber pasado desapercibidos.
- Revisión de diferencias: si existen diferencias, se analizan las posibles causas. Puede tratarse de errores de digitación, robos, productos dañados o movimientos no registrados.
Actualización de registros: se corrigen los datos en el sistema para reflejar las cantidades reales. Esto deja el inventario alineado con la situación actual de la empresa.
¿Cuál es el propósito de la toma de inventario?
- Control de existencias: entrega una visión actual del stock disponible, lo que evita diferencias entre lo que se tiene físicamente y lo que aparece registrado en el sistema contable.
- Prevención de pérdidas: permite detectar robos, deterioros, errores o mermas que afectan directamente la rentabilidad.
- Apoyo a la gestión operativa: proporciona información precisa para planificar compras, coordinar la producción y mantener una oferta constante de productos.
- Orden en la cadena de suministro: facilita la coordinación entre proveedores, bodegas y puntos de venta, evitando quiebres o acumulaciones innecesarias de mercadería.
- Claridad contable: ayuda a determinar el valor real del inventario, calcular el costo de ventas y reflejar correctamente los resultados financieros del período.
- Disponibilidad de productos: mantiene el flujo de ventas activo al evitar quedarse sin stock de artículos con alta demanda.
Importancia del inventario de centro de distribución y el inventario de retail
Mantener el control de un inventario de centro de distribución y retail ayuda a que los productos circulen sin interrupciones y que la demanda se cubra correctamente.
En las bodegas, funciona como reserva frente a imprevistos o peaks de demanda, evitando faltantes.
Para retail, un servicio de inventario en puntos de venta mantiene los productos disponibles para los clientes cuando los necesiten, facilita la planificación de compras y reduce pérdidas por exceso o deterioro.
Gestionar el inventario de esta manera ordena tus operaciones y protege la rentabilidad del negocio.
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