.La trazabilidad y codificación de las propiedades, plantas y equipos constituye un pilar indispensable para garantizar la transparencia financiera y operativa en las grandes organizaciones.
La trazabilidad es la capacidad de rastrear el recorrido, estado y asignación de un activo fijo a lo largo de todo su ciclo de vida útil, desde su incorporación contable hasta su baja definitiva.
Por su parte, la codificación es el medio técnico que hace posible este seguimiento, asignando identificadores únicos a cada activo fijo para registrar su origen, ubicación física y encargado en tiempo real.
Herramientas de identificación y estándares en el levantamiento físico
El correcto despliegue de un plan de ordenamiento de activos fijos requiere la selección de un método tecnológico de marcaje que resista las condiciones ambientales del terreno.
Como por ejemplo, los códigos de barras, los códigos QR y las etiquetas de radiofrecuencia actúan como el vínculo directo entre el elemento físico y la base de datos centralizada de la compañía.
Por esa razón, la elección del soporte digital determina la velocidad con la que los equipos de auditoría pueden validar la información en las sucesivas revisiones de control interno.
En ese sentido, el uso de metodologías automatizadas agiliza los levantamientos y permite transicionar desde los conteos manuales hacia una solución estandarizada de tecnología RFID de propiedad, planta y equipo.
Elementos importantes para una estructura de codificación eficiente
- Unicidad del registro: asignación de una serie numérica o alfanumérica irrepetible para cada maquinaria, vehículo o mobiliario corporativo.
- Durabilidad del soporte: selección de placas metálicas, etiquetas de poliéster u otros materiales industriales adaptados al entorno operativo de cada activo fijo.
- Compatibilidad del sistema: estructuración de los datos bajo formatos legibles por los terminales portátiles (handheld) y los sistemas de planificación de la empresa.
Beneficios operacionales de la trazabilidad y codificación
Mantener una base de datos fidedigna disminuye drásticamente el tiempo dedicado a las auditorías externas y resguarda el activo fijo contra pérdidas o traslados no documentados.
En consecuencia, al implementar un sistema RFID para control de inventarios de activos fijos, la toma de datos físicos deja de ser una actividad reactiva de fin de año y se convierte en un mecanismo preventivo de control interno.
Respecto a ello, la siguiente tabla detalla el impacto de la correcta simbiosis entre el marcaje y el rastreo en la administración de los activos fijos:
| Dimensión de control | Gestión sin estándar de codificación | Gestión con trazabilidad estructurada |
| Localización de activos fijos | Difícil (depende del conocimiento del personal) | Inmediata (registro exacto de edificio, piso u oficina) |
| Conciliación contable | Propensa a inconsistencias y vacíos de información | Precisa (vínculo directo entre el código físico y el balance) |
| Control de movimientos | Traslados informales o sin registrar en el sistema | Historial auditable de cambios de custodio o recinto |
La visibilidad sobre los recursos facilita la identificación de los elementos que se encuentran en desuso o no operativos, permitiendo realizar las actualizaciones correspondientes antes de la emisión de los estados financieros.
Criterios de validación técnica en terreno para grandes industrias
La implementación de este estándar metodológico en sectores como la minería, la energía o la manufactura requiere de un diagnóstico previo para determinar la tipología de los activos fijos.
Los elementos expuestos a altas temperaturas, agentes químicos o intemperie necesitan una planificación de marcaje diferenciada. Esto es para asegurar que el identificador permanezca legible a lo largo de los años.
Un proceso de auditoría de activos fijos estructurado bajo estas directrices requiere ejecutar ciertos pasos operacionales:
- Inspección visual inicial: validación del estado de conservación del activo fijo y su concordancia con las descripciones de las facturas de compra.
- Fijación del identificador: colocación de la etiqueta en zonas visibles y seguras, evitando áreas propensas a la fricción o al desgaste mecánico directo.
- Captura digital de atributos: genera un registro inmediato en el software de la marca de los datos complementarios, tales como el número de serie de fábrica, modelo y centro de costo.
La consistencia en la toma de datos inicial disminuye el riesgo de generar omisiones, duplicidades o registros de activos fantasma. Con ello, se evita que distorsionen el valor real del activo fijo empresarial.
Desarrolla el control de activos fijos de tu empresa con Taxo
En este escenario, la transformación digital en las industrias locales, como la trazabilidad y codificación, demanda herramientas que aporten transparencia y solidez a los registros auditables.
Por lo tanto, la adopción de estándares rigurosos de identificación para agilizar los levantamientos en terreno aporta consistencia a la gestión corporativa en todo el territorio nacional.
Lo anterior facilita el cumplimiento de las normativas contables vigentes.
En Taxo contamos con un equipo técnico especializado en el levantamiento físico de activos fijos y la integración de sistemas de radiofrecuencia en terreno.
Diseñamos la solución a la medida de los requerimientos logísticos y financieros de tu organización.
Solicita una cotización y conoce nuestro servicio de control de activos fijos.
