Los activos de una empresa representan todos los recursos que utiliza para operar, producir, vender o prestar servicios. Sin ellos, ninguna organización puede funcionar con continuidad ni planificar su crecimiento.
Por eso, conocer qué activos existen, dónde están y en qué estado se encuentran es esencial para tomar decisiones confiables.
Cuando esta información se pierde o se desactualiza, la empresa enfrenta problemas operativos, diferencias contables y costos innecesarios que afectan directamente la eficiencia y la productividad.
Qué se entiende por activos de una empresa
En términos simples, los activos son bienes y recursos que generan beneficios económicos presentes y futuros. Incluyen elementos físicos, tecnología, dinero, inversiones o derechos que permiten desarrollar la actividad del negocio.
Por qué los activos son importantes para la operación
El valor de los activos no depende solo de su costo. También influyen en la continuidad operativa, la planificación financiera y el cumplimiento normativo. Un control deficiente puede derivar en:
- Información financiera poco precisa.
- Desviaciones en auditorías internas o externas.
- Compras duplicadas por falta de visibilidad.
- Dificultad para planificar renovaciones o inversiones.
Cuando la empresa tiene claridad sobre su patrimonio, la toma de decisiones se vuelve más ordenada y estratégica.
Tipos de activos fijos que existen en una empresa
Para gestionar el patrimonio de forma ordenada, primero necesitas identificar qué bienes califican como activos fijos. Como aquellos que la empresa los usa para operar y normalmente los mantiene por más de un año. No se destinan a la venta en el corto plazo.
Activos fijos tangibles (propiedad, planta y equipo)
Incluyen bienes físicos que sostienen la operación diaria, por ejemplo:
- Propiedades y construcciones (terrenos, edificios, bodegas, instalaciones).
- Maquinaria y equipamiento (máquinas, herramientas especializadas, equipos productivos).
- Vehículos y flotas (camiones, camionetas, autos de servicio).
- Equipos tecnológicos (PC, notebooks, servidores, impresoras, POS).
- Infraestructura y mejoras (habilitaciones, remodelaciones, instalaciones eléctricas, climatización, redes).
Activos fijos intangibles
Corresponden a derechos o activos sin forma física que la empresa usa para operar, por ejemplo:
- Software y licencias.
- Permisos, concesiones o derechos de uso.
- Patentes y marcas (cuando aplican como activo de la organización).
Mantener estos activos correctamente identificados y controlados reduce pérdidas, evita duplicidades y mejora la trazabilidad para auditorías y operación.
En Taxo este proceso se gestiona mediante herramientas especializadas de control de activos fijos, alineadas con necesidades operativas y de auditoría.
Cómo realizar un levantamiento de activos
Antes de controlar y clasificar, es necesario identificar en terreno qué existe realmente. Un levantamiento de activos fijos permite registrar cada activo, verificar su estado y etiquetarlo correctamente. Además, entrega visibilidad sobre:
- Ubicaciones reales.
- Responsables asignados.
- Condición técnica.
- Movimientos recientes.
Para los proyectos en terreno, Taxo utiliza metodologías precisas y dispositivos handheld que aseguran registros verificables.
Cómo mantener actualizada la información
Una vez levantado el patrimonio, la clave está en evitar que la información se vuelva obsoleta. Para eso, las empresas suelen aplicar una combinación de acciones operativas.
1. Registrar cada movimiento del activo
Traslados, reasignaciones o reemplazos deben registrarse en un sistema de control para evitar incertidumbres y mantener coherencia con las áreas administrativas.
2. Revisar periódicamente el estado del patrimonio
Equipos de producción, tecnología y maquinarias requieren supervisión constante. Registrar mantenciones, fallas o reparaciones evita gastos imprevistos y mejora la planificación.
3. Actualizar responsables y ubicaciones
Cambios en turnos, equipos o áreas generan rotación. Mantener responsables asignados reduce pérdidas y agiliza auditorías.
Estas prácticas permiten que la empresa opere con información útil durante todo el ciclo de vida del activo.
Conciliación de activos: el paso que evita diferencias
Con el tiempo, los registros físicos y los contables comienzan a separarse. Para corregir estas brechas se realiza una conciliación de activos fijos, proceso que:
- Detecta activos no registrados o con datos incorrectos.
- Alinea inventario, contabilidad y operación.
- Reduce observaciones durante auditorías.
- Devuelve coherencia al patrimonio.
En Taxo este proceso se desarrolla con precisión documental y revisión en terreno, lo que facilita el trabajo de áreas contables y de control interno.
Por qué la valoración ayuda a planificar
Una valoración de activos fijos entrega el valor real y actualizado de los activos, considerando desgaste, vida útil y condiciones del mercado. Este análisis es clave para:
- Priorizar renovaciones.
- Sustentar decisiones financieras.
- Reducir riesgos operativos.
- Identificar activos críticos.
Los negocios que trabajan con información valorada evitan improvisaciones y pueden planificar inversiones con mayor claridad.
Una gestión patrimonial clara mejora la toma de decisiones
Cuando una empresa identifica, registra, concilia y valora sus activos, obtiene una visión precisa de su patrimonio. Esto permite planificar inversiones, reducir riesgos, cumplir con auditorías y mejorar la eficiencia en todas las áreas.
Si tu empresa necesita claridad sobre sus activos o deseas fortalecer los procesos de control patrimonial, en Taxo podemos ayudarte. Solicita una cotización con nuestro equipo para iniciar una gestión más ordenada y confiable.