Llevar un inventario ordenado y preciso es una de las tareas más importantes en cualquier empresa, ya sea un pequeño comercio, una tienda de retail o un gran centro de distribución. En este sentido, saber cómo hacer un buen inventario significa disponer de información precisa, en tiempo real y respaldada por una metodología clara.
Cuando no existe un sistema estructurado, aparecen problemas como quiebres de stock, pérdidas por productos extraviados o compras innecesarias. En cambio, un inventario bien gestionado asegura información clara y disponible en el momento preciso.
¿Por qué es importante llevar un inventario organizado?
Un inventario organizado cumple varias funciones que se reflejan en la rentabilidad de la empresa.
En primer lugar, asegura un control de stock preciso. Esto implica saber qué productos están disponibles, en qué cantidad y en qué ubicación. Con esa información es posible planificar reposiciones, evitar quiebres de stock y, al mismo tiempo, prevenir el sobrellenado de bodegas.
También ayuda a prevenir pérdidas, al detectar de forma temprana situaciones como deterioro, robos o caducidades y así evitar costos innecesarios. Al mismo tiempo, aporta a la optimización de compras y ventas, ya que al identificar los productos de mayor rotación, las empresas pueden negociar mejor con proveedores y ajustar sus estrategias comerciales.
Estos beneficios de una eficiente gestión de inventarios se reflejan en una reducción de costos y en un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.
Buenas prácticas para el control de inventario
Definir un método de conteo estructurado
Zonificar por pasillo, categoría o área ayuda a sistematizar el levantamiento y evita duplicaciones. Cuando cada ubicación está claramente identificada, los equipos trabajan con mayor agilidad y precisión.
Capacitar al equipo auditor
No basta con entregar un dispositivo de captura de datos: es necesario que los auditores comprendan la metodología, conozcan la tecnología y valoren la importancia de su labor. La capacitación reduce errores y eleva la confiabilidad del proceso.
Realizar conteos periódicos
Limitarse a un inventario anual genera diferencias acumuladas. Los inventarios cíclicos, en cambio, permiten identificar errores a tiempo y mantener siempre actualizada la información.
Apoyarse en tecnología
Herramientas como lectores de códigos de barras, dispositivos móviles conectados en línea y distintas tecnologías que potencian la gestión de centros de distribución permiten acelerar el levantamiento de información y reducir errores humanos.
En Taxo, por ejemplo, integramos tecnología RFID para inventarios de activos fijos, reportes automatizados, plataformas personalizables y sistemas de gestión avanzados para asegurar inventarios precisos y en tiempo real.
Analizar y actuar sobre los resultados
Un buen inventario no termina con el conteo. Los informes en línea y los indicadores de diferencias entregan visibilidad inmediata, pero es la revisión y el análisis lo que garantiza mejoras continuas en la operación.
Errores comunes al realizar un inventario
Así como hay prácticas recomendadas, también existen errores frecuentes que reducen la confiabilidad de los resultados. Algunos de los más habituales son:
- No contar con un método definido: improvisar durante el conteo genera inconsistencias y dificulta la comparación de resultados.
- Depender únicamente de registros manuales: los conteos en papel son lentos, poco prácticos y propensos a equivocaciones.
- Falta de capacitación del equipo: si los auditores no dominan la metodología o la tecnología utilizada, el margen de error aumenta considerablemente.
- Actualizar los datos con retraso: un inventario que se consolida tarde pierde valor como herramienta de gestión y limita la toma de decisiones oportunas.
- Ignorar las diferencias detectadas: no investigar las discrepancias entre stock físico y lógico hace que los errores se acumulen y afecten la operación.
Métodos para gestionar un inventario
Existen diferentes formas de gestionar el inventario según el tamaño de la empresa y el nivel de tecnología disponible:
1. Método manual
Consiste en registrar productos de manera física, utilizando planillas o cuadernos. Aunque parece una opción económica, es extremadamente lento y propenso a errores. Es viable solo para empresas muy pequeñas con un volumen de productos limitado.
2. Método con software de gestión de inventario
Las plataformas digitales permiten capturar datos en tiempo real, consolidarlos en la nube y generar informes automáticos. Este método ofrece mayor precisión, reduce errores humanos y facilita la toma de decisiones estratégicas.
En Taxo aplicamos este método a través de SAFIN, una plataforma integral que centraliza la gestión de activos fijos y mantiene un registro detallado y actualizado de cada bien.
Taxo: tu socio en el control de inventario
Saber cómo hacer un buen inventario implica combinar método, tecnología y experiencia. En Taxo integramos estos tres elementos para que nuestros clientes gestionen sus existencias con seguridad y eficiencia.
Nuestro servicio de inventario incluye auditores capacitados, supervisión permanente, plataformas personalizadas y reportes online en tiempo real tanto para el control de inventarios de retail como de centros de distribución.
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